حسابداران شرکت‌ها همواره با اين سوال مواجه هستند که از بين تعداد زيادي نرم افزار حسابداري و مالي شرکتي موجود در بازار که توليدکنندگانِ هر کدام با روشي سعي در ترغيب کاربران به خريد محصولاتشان دارند، کدام را انتخاب کنند. بعضي شرکت‌ها نسخه رايگان ارائه مي‌دهند و بعضي ديگر ضمانت مي‌کنند که در صورت عدم رضايت مشتري، وجه دريافتي را بازمي‌گردانند. شرکتي ديگر با انبوه تبليغات، حسابداران را وسوسه به خريد مي‌کند و ديگري از سال‌هاي متوالي سابقه‌اش بهره مي‌برد.

انتخاب نادرست نرم افزار حسابداري و مالي، فعاليت عادي شرکت را دچار اختلال کرده و حتي ممکن است متوقف کند. پس لازم است با شناخت خصوصيات يک نرم افزار حسابداري خوب، اطلاعات خود را بالا برده و نرم افزار حسابداري مناسب شغلمان را انتخاب کنيم.

ابتدا ببينيم ويژگيهاي نرم افزار حسابداري و مالي شرکتي چيست و سپس نحوه انتخاب نرم افزار را بررسي کنيم.

نرم افزار حسابداري و مالي شرکتي چه ويژگي هايي دارد؟

نيازهاي حسابداري در يک شرکت طبيعتاً متفاوت با نيازهاي يک فروشگاه يا توليدي است. از اين روز برخي شرکتها مانند شرکت هلو، نرم افزار حسابداري ويژه کسب و کارهاي شرکتي را طراحي و تهيه کرده‌اند تا پاسخگوي اين جنبه از نيازهاي کاربران باشند.

در اين دسته از نرم‌افزارها مي‌توانيد عمليات انبار، خريد و فروش، گردش چک و بانک، درج فاکتور، امکان گزارش گيري از سود براساس بازه هاي زماني دلخواه هر فاکتور، هر کالا و هر طرف حساب را انجام دهيد. نرم‌افزار حسابداري شرکتي هلو بر اساس نياز هاي حسابداري کسب و کار ها به چهار سطح ساده، متوسط، پيشرفته (جامع ادواري) و ويژه (جامع جاري ) دسته بندي شده است.

از آنجايي که گاها شما نياز به برخي از امکانات نسخه بالاتر را داريد ولي تهيه نسخه قوي تر مقرون به صرفه نمي باشد، شما مي توانيد نيازمندي هاي خود را با خريد آن از بخش کيت هاي هلو مشکل خود را برطرف نماييد.

برخي از ويژگي‌هاي يک نرم‌افزار حسابداري خوب چيست؟

• با قيمت مناسب مثل ساعت کار ‌کند و مثل هلو راحت از گلو پايين رود!


• کار با اين نرم افزار کمترين نياز را به آموزش داشته باشد و نيازهاي حسابداري را در بالاترين سطح برآورده کند.


• داراي امنيت بالايي باشد و اطلاعات حسابداري را در امان نگه دارد.


• داراي خدمات پشتيباني باکيفيت باشد و در صورت نياز کاربر، کارشناساني کاربلد را به صورت حضوري اعزام کند.

ويژگي‌هاي يک نرم‌افزار حسابداري نامناسب چيست؟

• کار با آن سخت بوده و کاربر را سردرگم کند.


• عملکرد کندي داشته، هنگ کند، داراي باگ باشد و در هنگام کار مدام پيغام خطا دهد.


• در محاسبات و گزارش‌گيري به صورت دقيق و صحيح عمل نکند.


• امنيت اطلاعات کاربران را تامين نکند، در نتيجه اطلاعات هر لحظه در خطر پاک شدن و سواستفاده قرار داشته باشند.


• نرم‌افزاري که فاقد سيستم مدون پشتيباني باشد.

چطور نرم افزار حسابداري مناسب را پيدا کنيم؟

حسابداران براي بهترين انتخاب مي‌توانند با گشت‌زني در اينترنت، مطالعه مجلات و نشريات حسابداري و پرس‌و‌جو از دوستان و همکارانِ هم‌صنف يا بازديد از نمايشگاه‌هاي تخصصي نرم‌افزار، فهرست نام نرم افزارهاي حسابداري و مالي شرکتي را به همراه فهرستي از امکانات، مزايا و ليست قيمت نرم‌افزار ها تهيه کرده و آن‌ها را به صورت دقيق بررسي نمايند تا يک نرم‌افزار را که از همه مناسب‌تر به نظر مي‌رسد، انتخاب کنند. در نهايت مي‌توانيد براي نتيجه‌گيري بهتر با چند شرکت قرار بگذاريد تا نمايش (دمو) نرم‌افزار برايتان برگزار شود.
انتخاب يک نرم افزار حسابداري خوب و مناسب شايد در قدم اول کاري سخت به نظر برسد، اما با در نظر داشتن تمام ويژگي‌هايي که يک نرم‌افزار خوب بايد دارا باشد و همچنين با اطلاع از کليه‌ي نيازهايي که در کسب و کار خود احساس مي‌کنيد، کار سختي براي انجام دادن باقي نمي‌ماند. با پرس و جو از ساير افراد فعال در حوزه‌ي خود درباره‌ي نرم افزار حسابداري مورد استفاده‌شان و با يک بررسي اجمالي مي‌توانيد به ديدگاه شفافي در مورد نرم افزار حسابداري که مناسبتان باشد برسيد و پس از جلسات دمو مي‌توانيد بهترين گزينه را انتخاب کنيد.

صاحبان مشاغل به راحتي مي‌توانند از نرم‌افزار حسابداري متناسب با شغل خودشان استفاده کنند و مديريت مالي کسب و کار خود را در دست بگيرند. تنوع نرم‌افزارهاي حسابداري با اندازه و نوع کسب و کار شما ارتباط مستقيم دارد. به دليل تسلط نداشتن صاحبان مشاغل به مقوله‌ي حسابداري، نرم‌افزارهاي مالي به سوي هوشمند‌سازي هدايت شده تا صاحبان مشاغل بتوانند به سادگي بخش حسابداري را مديريت کرده و از عملکرد حسابداران خود آگاهي داشته باشند.

نرم افزار حسابداريِ مناسب شغل شما چيست؟ اين سوالي است که در ادامه به آن پاسخ خواهيم داد.

در نرم‌افزار‌هاي مالي رايج در بازار معمولاً پس از ثبت يک رويداد مالي مانند فروش، تمامي عمليات‌ مربوط به آن از جمله کاهش موجودي انبار، افزايش حساب بدهکاران يا صندوق و بانک، افزايش فروش، سود حاصل از فروش، گزارش‌هاي حسابداري و مديريتي مانند دفاتر رومه و کل و معين و غيره به صورت اتوماتيک ثبت خواهد شد.

مواردي که قبل از خريد نرم‌افزار حسابداري مناسب شغلتان بايد در نظر بگيريد:

درباره نرم‌افزار حسابداري مناسب شغل‌تان م کرده و آن را شناسايي کنيد.

برخي از نرم‌افزارهاي حسابداري براي صنعت و حرفه‌اي خاص طراحي شده‌اند. از اين قبيل نرم‌افزار‌ها مي‌توان نرم‌افزار‌هاي توليدي، شرکتي، فروشگاهي، بازرگاني و… را نام برد.

با اينکه نرم‌افزار‌هاي عمومي‌ معمولاً مقرون به صرفه‌تر هستند، اما نرم‌افزاري که متناسب با شغل شما طراحي شده باشد، انجام امور را براي شما بسيار آسان‌تر مي‌سازد. براي مثال اگر شما صاحب يک بوتيک لباس‌فروشي باشيد، نرم‌افزار حسابداري ويژه خرده‌فروشي به شما کمک مي‌کند که موجودي خود را به راحتي مديريت کنيد.

در اين نرم‌افزار‌ها ويژگي‌هايي طراحي شده است که شما را قادر مي‌سازد به سادگي آيتم‌هايي از قبيل رنگ، سايز يا نوع کالا را انتخاب کنيد. اين نرم‌افزار‌هاي حسابداري داراي سيستم فروش يکپارچه نيز هستند. به طور کلي نرم‌افزار‌هاي ويژه مشاغل براي کاربردهاي عملياتي و بالا بردن ارزيابي عملکرد مشاغل طراحي شده‌اند.

شرکت مهندسي نرم‌افزار هلو براي مشاغل مختلف، نرم‌افزار ويژه و اختصاصي همان شغل را طراحي و آماده کرده است. نرم‌افزارهاي ويژه مشاغل مانند نرم افزار قنادي، نرم افزار رستوران، نرم‌افزار سوپرمارکت، نرم‌افزار طلا و جواهرفروشي، نرم‌افزار پوشاک و بسياري ديگر، مطابق با نيازهاي همان شغل طراحي شده‌اند.

مشاوران ما همه‌روزه آماده ارائه راهنمايي در زمينه انتخاب نرم‌افزار حسابداري مناسب شغل شما هستند. براي ارتباط سريع‌تر و راحت‌تر ميتوانيد از سرويس چت آنلاين موجود در وبسايت هلو و ماي هلو استفاده کنيد.

مشحض کنيد که مي‌خواهيد نرم‌افزار شما داراي چه ويژگي‌هايي باشد.

بنابر نياز و ساختار شغلتان، يک ليست کامل از امکاناتي که مي‌خواهيد نرم‌افزار حسابداري‌تان داشته باشد تهيه کنيد.

ممکن است شما به نرم‌افزار حسابداري ساده‌اي نياز داشته باشيد که تنها جريان‌هاي نقدي شما را پيگيري کند؛ شايد هم به نرم‌افزاري جامع نياز داشته باشيد که تمامي ‌کارها را برايتان انجام دهد.

نرم‌افزار هلو با ارائه در سه سطح ساده، متوسط و پيشرفته، در هر سطحي پاسخگوي نياز شماست. با استفاده از گزينه fast mode نيز مي‌توانيد محيط نرم‌افزار را خلوت‌تر و ساده‌تر کنيد تا کار با نرم‌افزار براي شما راحت‌تر شود.

با يک راه‌حل کم‌هزينه شروع کنيد.

بسته به اينکه نياز‌هاي شما تا چه حد معمول يا پيچيده باشند، بايد نرم‌افزار مطابق با نياز خود را انتخاب کنيد. براي مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستيد، کارمندي نداريد و گردش موجودي شما پايين است و تعداد انگشت‌شماري مشتري داريد، نرم‌افزار‌هاي ارزان قيمت پايه براي شما بهترين گزينه هستند.

اين گونه نرم‌افزار‌ها شامل تمامي ‌ويژگي‌هاي پايه‌اي که به آن نياز داريد، هستند. براي مثال شما را قادر مي‌سازند که فاکتورها را براي مشتريان خود صادر کنيد و به مشتريانتان نيز امکان پرداخت از طريق دستگاه پوز و ساير امکانات مشابه را مي‌دهند.

تمام هزينه‌هاي درگير با قيمت‌گذاري را در نظر بگيريد.

اگر کسب و کار شما گردش موجودي بالايي دارد يا کارمندان زيادي داريد، لازم است که از قابليت‌هاي پيچيده‌تر و ويژه نرم‌افزار مخصوص شغل خود بهره‌مند شويد.

اين گونه نرم‌افزار‌ها موجودي شما را به طور مداوم کنترل کرده و به شما کمک مي‌کنند که براي خريد خود برنامه‌ريزي و جريان‌هاي نقدي خود را مديريت کنيد.

همچنين مي‌توانيد چندين سطح قيمت‌‌‌گذاري تعريف نماييد. بنابراين در هنگام خريد نرم‌افزار حسابداري علاوه بر هزينه کلي نرم‌افزار که بايد بپردازيد، به ساير هزينه‌ها از جمله هزينه‌هاي تعمير و نگهداري، پشتيباني و ارتقا‌ء دوره‌اي نيز توجه کنيد.

خدمات پس از فروش براي تمامي نسخه‌هاي نرم‌افزار حسابداري هلو شامل قفل نرم‌افزاري(SLM)، يک سال پشتيباني رايگان، پاسخگويي به سؤالات از هشت صبح تا دوازده شب، عضويت در کلوپ مشتريان، چت آنلاين و خدمات هوشمند اينترنتي، دو جلسه آموزش رايگان، فيلم آموزشي جامع و راهنماي گام به گام براي نصب نرم‌افزار هلو است.

اطمينان حاصل کنيد که نرم‌افزار حسابداري مورد نظر، قابل توسعه باشد.

انعطاف‌پذيري، عاملي کليدي در نرم‌افزار حسابداري کسب و کار شماست.

کسب و کار شما ممکن است در ابتدا محدود و کوچک باشد، اما اگر شما قصد داشته باشيد آن را رشد دهيد، به نرم‌افزاري نياز خواهيد داشت که بتواند خود را با گردش موجودي بالا و کارمندان و مشتريان بيشتر تطبيق دهد.

بررسي کنيد که نرم‌افزار مدنظرتان ماژول‌هاي افزايش قابليت و ارتقا را دارد يا نه؛ اين نکته از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. وقتي صحبت از مديريت مالي است، يک نرم‌افزار حسابداري و مالي خوب مي‌تواند در کسب و کار شما تفاوت ايجاد کند و موجب رشد آن شود.

پس از در نظر گرفتن تمامي‌ ويژگي‌ها و قابليت‌هاي متناسب با شغلتان، نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنيد.

هلو، پکيجي کامل براي رفع نيازهاي شماست

همان‌طور که گفتيم، نرم‌افزار حسابداري هلو، محصول گروه شرکت‌هاي طرفه نگار، داراي نسخه‌هاي متنوعي بوده و بيش از دويست گروه شغلي را پوشش مي‌دهد.

اين نرم‌افزار به صورت کلي براي فروشگاه‌ها، شرکت‌هاي بازرگاني، خدماتي، توليدي و صنعتي نسخه‌هاي ويژه‌اي دارد. همچنين شرکت هلو نسخه ويژه انواع مشاغل مثل فروشگاه لوازم خانگي، سوپرمارکت و رستوران‌ها را توليد کرده است.

نرم‌افزار حسابداري هلو از جمله نرم‌افزارهاي بسيار پرکاربرد در بين نرم‌افزارهاي مالي و حسابداري به شمار مي‌آيد، به طوري که کاربري آسان همراه با امکانات گسترده، نرم‌افزار هلو را به پرکاربرترين نرم‌افزار مالي کشور با حدود 700 هزار کاربر تبديل کرده است. نرم‌افزار حسابداري هلو در نسخه‌هاي تک‌کاربره و شبکه ارائه مي‌شود و قابليت ارتقا به نسخه‌هاي بالاتر، همراه با حفظ اطلاعات قبلي هم را دارد.

نقطه مشترک همه کسب و کارهاي دنيا، پرداخت ماليات است. همه ما مي‌خواهيم ماليات خود را کاهش دهيم و خوشبختانه روش‌هاي قانوني زيادي براي انجام اين کار وجود دارد. با اين حال، تلاش‌هايي که به طور عمده براي پنهان کردن درآمد واقعي صورت مي‌گيرند، مي‌توانند واقعاً شما را دچار مشکل کنند. اين مفهوم به عنوان فرار مالياتي شناخته مي‌شود و هر چند روشي است که اغلب افراد مشهور و شرکت‌هاي بزرگ و ثروتمند از آن استفاده مي‌کنند؛ اما افراد با درآمد متوسط ????نيز اين کار را انجام مي‌دهند. مثلاً اگر شما در سال گذشته 50 ميليون تومان درآمد داشته‌ايد و هنگام پر کردن سررسيد مالياتي خود ادعا مي‌کنيد که فقط 30 ميليون تومان در سال گذشته درآمد داشته‌ايد، اين کار شما غير قانوني است و در زمره جرايم مالياتي قرار مي‌گيرد.

با اين حال، آمارها نشان مي‌دهد که تعداد زيادي از کارفرماها و شرکت‌ها، قصد فرار مالياتي ندارند و تنها به دليل اشتباهات محاسباتي، درگير جرايم مالياتي شده‌اند. گاهي نيز ممکن است حسابدار يا کارمندان يک شرکت به طور خودسرانه در آمارهاي مالي شرکت دست برده و کل سازمان را به خطر بياندازند. جالب است بدانيد که با استفاده از يک نرم افزار حسابداري خطاهاي انساني را به حداقل مي‌رسانيد و البته با کنترل بهتر روي کارمندان، مي‌توانيد در زمان پر کردن سررسيد مالياتي خود، خيال راحت‌تري داشته باشيد. در ادامه بررسي مي‌کنيم که چطور يک نرم افزار حسابداري مي‌تواند در اين زمينه به شما کمک کند تا کمترين تقلب و تخلف در سازمان شما به وقع بپيوندد و تا حد ممکن از جرايم مالياتي دور بمانيد. پس در ادامه با ما همراه باشيد.

جلوگيري از تخلف مالياتي کارمندان با نرم افزار حسابداري

سازمان‌ها به ندرت دوست دارند که در مورد مباحث مربوط به ي‌هاي مالي صحبت کنند؛ اما سالانه ميليون‌ها دلار در سراسر جهان از اين طريق، نصيب افراد مي‌شود. حتي اگر شما به عنوان مدير يک مجموعه، تلاش کنيد که تمام امور قانوني مربوط به ماليات را رعايت کنيد، باز هم ممکن است که در تيم شما کارمندان بي پروايي وجود داشته باشند که از طريق دست‌کاري در پرونده‌هاي پرداخت شده به بانک‌ها، تغيير نام مشتريان، آدرس‌ها و اطلاعات پرداخت، ايجاد و تائيد فروشندگان ساختگي، سفارش‌هاي خريد جعلي و ثبت بي دليل ساعات اضافه کاري، سعي مي‌کنند که در اين ميان به سود برسند.

به گفته حسابرسان و تحليلگران، انتخاب يک نرم افزار حسابداري مناسب، يکي از بهترين راه‌ها براي تشخيص و پيگيري موارد مربوط به سوء استفاده از سيستم حسابداري و البته جلوگيري از انواع تقلب‌ها است. با گذشت سال‌ها، نرم‌افزارهاي حسابداري به طور خاص گسترش پيدا کرده‌اند و به سازمان‌ها در همه امور مربوط به ماليات‌ها کمک مي‌کنند. اين نرم‌افزارها از طريق رديابي حسابرسي، هشدارها و محدوديت دسترسي اين کار را انجام مي‌دهند.

رديابي حسابرسي

برخلاف سيستم‌هاي دستي که در آن اسناد مي‌توانند «گم شوند» يا به سادگي توسط اسناد تقلبي جايگزين شوند، مي‌توان يک سيستم حسابداري قدرتمند را براي سازمان خريداري کرد تا گزارش‌هاي مربوط به انواع فعاليت‌ها را صادر کند، به کاربران اجازه دهد به تاريخ معامله، تائيد داده‌ها، ميزان پرداختي‌ها و اطلاعات مشتري‌ها دسترسي داشته باشند. حتي نرم‌افزار حسابداري با کارکردهاي ويژه اين امکان را فراهم مي‌کند که کاربران بتوانند معاملات نقدي که داخل تاريخچه پرداخت‌هاي بانکي ثبت نشده‌اند را جستجو کرده و به اسناد آن دسترسي پيدا کنند.

هشدارها

شما با استفاده از يک نرم افزار حسابداري مي‌توانيد هشدارهايي در زمينه‌هاي خاص تنظيم کنيد تا در مورد هرگونه تغييرات ايجاد شده به شما اطلاع بدهد. به عنوان مثال، مي‌توانيد سيستم را طوري تنظيم کنيد که در زمان تغيير نام، آدرس و جزئيات بانکي در حساب‌هاي مشتري‌ها به شما هشدار بدهد. ابزارهاي اضافي، مانند FIM (نظارت بر يکپارچگي پرونده) و IDS (سيستم تشخيص نفوذ) نيز به مديران سيستم درباره هرگونه نقص در يکپارچگي پرونده‌ها و دسترسي به شبکه اطلاع مي‌دهد.

محدوديت دسترسي

يکي ديگر از کارکردهاي مفيد که در اکثر نرم افزارهاي حسابداري وجود دارد، محدوديت دسترسي کاربر است. با اجراي تفکيک وظايف به همراه ساز و کارهاي دقيق، سيستم حسابداري باعث مي‌شود که ان از انجام کارهايي که مجاز به انجام آن‌ها نيستند منع شوند. حتي اگر يک کارمند صلاحيت اضافه کردن فروشنده جديد يا تغيير اطلاعات پرداخت را داشته باشد، به عنوان مثال، حسابدار يا مدير فروش، بايد ابتدا براي انجام اين کارها تائيد بگيرد و شما نيز به عنوان مدير در جريان همه اين تغييرات قرار بگيريد. همچنين مي‌توان از فناوري نرم افزار حسابداري براي خودکار کردن نقل و انتقالات صندوق‌هاي الکترونيکي استفاده کنيد که خطرات استفاده از چک را از بين مي‌برد. علاوه بر بهبود کنترل‌هاي داخلي، يک سيستم حسابداري مي‌تواند به شما در پيروي از مقررات، قوانين و عملکردهاي خاص در سررسيد مالياتي کمک کند. شما ديگر نيازي نيست که نگران اشتباه در محاسباتي باشيد که منجر به پيگرد قانوني شما شود. بلکه همه محاسبات به طور دقيق و با کمترين خطا انجام مي‌شود.

نتيجه گيري

يک نرم افزار حسابداري مي‌تواند تا حد زيادي شما را از جرايم مالياتي به دور نگه دارد. با اين حال، به خاطر داشته باشيد که حتي بهترين محصولات نرم افزاري داراي باگ‌ها و نقاط ضعفي هستند که يک حرفه‌اي مي‌تواند از آن‌ها سوء استفاده کند؛ بنابراين، علاوه بر استفاده از يک سيستم حسابداري قابل اعتماد، بايد اقدامات پيشگيرانه خاصي مانند نصب يک سيستم دوربين مدار بسته يا فناوري احراز هويت (به عنوان مثال اثر انگشت يا نرم افزار تشخيص شبکيه چشم) نيز استفاده کنيد.

علاوه بر اين، مديريت ريسک بايد در طول محاسبات مالي به عنوان اولويت اصلي در نظر گرفته شود. تجزيه و تحليل خطرات مشاغل و برنامه ريزي براي رفع و حل آن خطرات، نه تنها از صدمات سهوي و عمدي جلوگيري مي‌کند، بلکه به حفظ مستندات مديريتي و رعايت مقررات نيز کمک شاياني مي‌کند. کار ديگري که شما بايد انجام دهيد اين است که کارمندان خود را مسئول قانونمند نگه داشتن سازمان خود کنيد. با تلفيق فناوري پيشرفته نرم افزار حسابداري با حرفه‌اي بودن کارکنان و سياست‌هاي مناسب، شما يک سيستم کنترل قوي ايجاد خواهيد کرد که به شما در تشخيص از بين بردن و جلوگيري از فعاليت‌هاي ي کاربر نه فقط در زمان پر کردن سررسيد مالياتي، بلکه در همه سطوح کمک مي‌کند.

منبع: https://holoo.co.ir/can-accounting-software-help-you-with-tax-and-audit-crimes/

اگر شما صاحب يک فروشگاه اينترنتي هستيد، مي‌دانيد که ساده‌ترين هدف از عرضه و تقاضا، کسب سود است. به هر حال شما براي کسب سود، بايد بستر مناسب براي دريافت پول را هم داشته باشيد. مشتريان کالاي خود را سفارش مي‌دهند، از طريق درگاه هاي بانکي پرداخت را انجام داده و شما با استفاده از سيستم حمل و نقل خود، کالا را به دست آن‌ها مي‌رسانيد. مديريت چنين تجارتي، بدون انجام دقيق امور حسابداري و مالي نيز نمي‌تواند موفق باشد پس بايد از يک نرم افزار حسابداري براي مديريت پرداخت ها و بودجه استفاده کنيد. اما آيا تاکنون به اتصال درگاه پرداخت و سيستم حمل و نقل خود به نرم افزار حسابداري‌تان فکر کرده‌ايد؟ اين کار چه مزايايي مي‌تواند براي شما داشته باشد؟

درگاه هاي بانکي و نرم افزار حسابداري

مديريت پرداخت ها

در صورتي‌که نرم افزار حسابداري شما به درگاه هاي بانکي متصل باشد، تمام تراکنش‌هايي که در فروشگاه اينترنتي شما انجام مي‌شود، در نرم افزار ثبت مي‌شود. شما به اين ترتيب مي‌توانيد به صورت روزانه، ماهانه يا در هر بازه زماني ديگري که مدنظرتان باشد، ميزان پرداخت ها و تعداد سفارش‌ها را پيگيري کنيد. اين کار به شما کمک مي‌کند که ارزيابي دقيقي از وضعيت وب‌سايت خود داشته باشيد. به عنوان مثال مي‌توانيد متوجه شويد که در چه روزهايي از هفته تعداد خريدها بالاتر مي‌رود. يا به طور ميانگين حجم هر تراکنش چقدر است. نرم افزارهاي حسابداري به طور معمول گزارش‌هاي دقيقي از هر آنچه که مدنظرتان باشد به شما مي‌دهند.

ارسال فاکتور براي مشتريان

حتي اگر يک کسب و کار کوچک اينترنتي داشته باشيد، باز هم به جز مشترياني که از نقاط مختلف از فروشگاه شما خريد مي‌کنند، شرکت‌ها يا کسب و کارهاي مرتبط هم مي‌توانند مشتريان ثابت شما باشند. اين شرکت‌ها ممکن است به طور عمده از شما خريد کنند يا به طريقي با شما همکاري کنند. همه ما مي‌دانيم که در چنين همکاري‌هايي ممکن است بدحسابي نيز رخ بدهد. ممکن است فراموش کنيد يک فاکتور را براي آنان ارسال کنيد و اين ممکن است بهانه کافي به دست آن‌ها بدهد که براي چندين ماه فاکتور شما را پرداخت نکنند. در صورتي که درگاه بانکي را، به نرم افزار حسابداري خود متصل کرده‌ايد، بعد از ثبت، نرم افزار مي‌تواند به طور خودکار براي مشتري فاکتور پرداخت را اس ام اس يا ايميل کند. داخل اين فاکتورها لينک صفحه پرداخت نيز وجود دارد و مشتري با کليک روي آن مي‌تواند مستقيماً به درگاه بانکي متصل شود.

افزايش رضايت مشتريان

مشتريان مي‌توانند پرداخت هايي را که در فروشگاه شما انجام داده‌اند را از طريق حساب کاربري خود پيگيري کنند. تاريخ دقيق پرداخت ها و خلاصه‌اي از آن‌ها، مي‌تواند براي بسياري از مشتريان حائز اهميت باشد.

سريع و بدون دردسر

همان طور که گفتيم ممکن است که شما براي برخي از مشتريان شرايطي را قائل شويد که بتوانند بعداً پرداخت هاي خود را انجام دهند. اين مشتريان معمولاً شرکا يا همکاران شما هستند. در صورتي که بعد از ارسال آنلاين فاکتور، باز هم مشتري پرداخت خود را انجام ندهد، نرم افزار حسابداري مي‌تواند به صورت خودکار براي اين افراد پيامک يا ايميل براي يادآوري ارسال کند. در صورتي که درگاه بانکي و نرم افزار حسابداري شما با يکديگر اتصال نداشته باشند، نرم افزار نمي‌تواند متوجه شود که کدام فاکتورها پرداخت شده‌اند؛ مگر آنکه خودتان به صورت دستي هر فاکتور را وارد نرم افزار کنيد که اين کار وقت گير است.

کاهش ريسک

در اکثر سيستم‌هاي حسابداري که به درگاه بانکي متصل شده‌اند، مي‌توان موجودي حساب شرکت، فاکتورهاي پرداخت نشده و وضعيت پرداخت و تراکنش‌ها را مشاهده کرد. بنابراين مديران مي‌توانند با يک نگاه کلي متوجه شوند که چه ميزان از سرمايه شرکت در خطر است و در صورتي که شرکت با روند نزولي فروش روبرو شده است، سريعاً راه حلي براي آن پيدا کنند.

عدم نياز به پشتيبان گيري

تمام تراکنش‌ها و فعاليت‌هاي مالي شما به اين ترتيب در فضاي ابري ذخيره مي‌شود و ديگر نگران از دست رفتن اطلاعات و سوابق مالي خود نخواهيد بود.

سيستم حمل و نقل و نرم افزار حسابداري

اين سيستم‌هاي حمل و نقل در واقع نرم افزارهايي هستند براي کمک به کسب و کارها براي مديريت حمل و نقل کالا که در زنجيره تأمين طراحي شده‌اند. در صورتي که داراي يک فروشگاه اينترنتي يا کسب و کار کوچکي هستيد که محصولات خود را بايد به نقاط مختلف بفرستيد، بهتر است از مزاياي اتصال اين سيستم‌ها به نرم افزار حسابداري خود آگاه باشيد:

• يکي از مهم‌ترين بخش‌هاي کسب و کار شما، ارزيابي عملکرد زنجيره تأمين است. در واقع اين مسئله روي تجارت شما و مشتريانتان تأثير زيادي مي‌گذارد. بنابراين مهم است که بتوانيد ارزيابي مناسبي از عملکرد سيستم حمل و نقل خود داشته باشيد. براي اين منظور، ارتباط بين اين سيستم و نرم افزار حسابداري، باعث مي‌شود که در لحظه بتوانيد رديابي کنيد که محصولاتتان در کجا هستند و هزينه حمل و نقل آن‌ها به چه صورت است


• يک کسب و کار مي‌تواند تا حد زيادي از بررسي گزارش‌هاي جامع مربوط به حمل و نقل سود ببرد. شما بايد به طور مداوم در حال بررسي هزينه‌هاي حمل و نقل باشيد تا بتوانيد راهي مناسب براي کاهش اين هزينه‌ها پيدا کنيد. همچنين از گزارش‌هاي جامعي که از نرم افزار حسابداري خود دريافت مي‌کنيد، عملکرد سه ماه يا شش ماهه گذشته شرکت را با عملکرهاي قديمي‌تر مقايسه کنيد و ببينيد که چه ميزان در کاهش هزينه‌هاي اضافي حمل و نقل موفق بوده‌ايد.


• يک سيستم مديريت حمل و نقل کارآمد که با نرم افزارهاي حسابداري هم هماهنگ شده باشد، مي‌تواند موج افزايش کارايي و بهره وري شما شود تا بتوانيد رضايت بيشتر مشتريان را جلب کنيد. مشتريان مي‌توانند در طول حمل و نقل کاملاً از روند ارسال کالا اطلاع داشته باشند و در صورت بروز مشکل، رديابي محصولات ساده‌تر انجام خواهد گرفت. علاوه بر اين، مي‌توانيد نرم افزار حسابداري خود را طوري تنظيم کنيد که به محض اينکه کالا به دست مشتري مي‌رسد، فاکتور خريد را براي وي صادر کند.

منبع: ويرگول